新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、テレワーク・リモートワークの導入やテレカンの活用が急速に普及しています。

企業で働く人やフリーランスの人で、テレカンの導入方法や活用方法について詳しく知りたい人もいるのではないでしょうか。

今後は、あらゆる業界でテレカンが広まると予想されるため、普及段階である今のうちにテレカンの基礎を理解することが大切です。

当記事では、テレカンの概要・メリット・デメリットから、テレカンに使用するサービスを選ぶポイント、テレカンを行う際の注意点までを解説します。

テレカンとは？意味とメリット・デメリットも

テレカンとは、『teleconference（テレカンファレンス）』の略語であり、遠隔会議という意味です。Web会議システムやテレビ会議システムなどを利用して行います。

遠隔会議の発祥は電話会議（テレフォンカンファレンス）です。その後テレビ会議が登場して、インターネット回線の発達により、近年ではWeb会議が普及しました。

テレカンのメリット

テレカンが注目を集めている理由は、非接触で社員・顧客とリアルタイムで意見交換などができるためです。テレカンの導入によって得られる主なメリットには、下記が挙げられます。

テレカンでは、複数拠点や在宅など社内外のメンバーが一堂に会するコスト・時間・労力を削減できます。また、社内にいながら顧客と会議ができるため、スピード感を持ってビジネスを進めることが可能です。

拠点が複数ある企業や、在宅メンバーが多い企業、海外との会議を行う企業には、テレカン導入によるメリットは特に大きいといえるでしょう。

テレカンのデメリット

テレカンの導入には、メリットばかりではなくデメリットも存在します。下記では、テレカンのデメリットを3つ挙げます。

テレカンを円滑に行うためには、安定したネット回線が必要です。オンライン上のやり取りに今まで力を入れていなかった企業では、回線工事が必要になるなど、テレカンの導入に手間がかかる可能性があります。

また、変化を嫌うメンバーやITツールが苦手なメンバーが多い企業では、テレカンをスムースに導入できない場合があります。

テレカンに使用するサービスを選ぶポイント

テレカンを導入する際には、自社の用途に合わせた機能・性能を持ったサービスを選ぶことが大切です。自社に合うテレカンのサービスを選ぶことで、遠方にいる相手とストレスなく会議を進められるでしょう。

ここでは、テレカンに使用するサービスを選ぶ際に確認すべきポイントを解説します。

導入しやすさ

テレカンはサービスによって、対応デバイス・必要環境・操作性・導入のハードルの高さなどが異なります。テレカンを導入したものの、うまく活用できなければ意味がありません。

特に、今までテレカンを活用したことがない企業であれば、導入から運用までをスムースに行える製品がおすすめです。また、簡単に操作ができてサポート内容が手厚いサービスを選ぶことも重要です。

同業種の企業での導入実績や製品の評判なども吟味して、スムースに導入できるテレカンのサービスを選びましょう。

テレカンに使用するツール

テレカンを行う際に使うツールは、大きく分けて下記の3つです。

自社に適したテレカンのタイプで迷った場合は、パソコンやスマートフォンで行うWebタイプのテレカンを試してみることがおすすめです。

Webタイプのテレカンは、多機能で利便性の高いサービスが多くあります。テレビ・電話タイプのテレカンよりも、自社が求める機能を搭載しているサービスを見つけやすいでしょう。

通信品質・安定性・安全性

テレカンはネット回線を経由して会議を行うことが多いため、安定した通信回線が必要です。音声や映像が途切れたり、ノイズが混ざったりすると、会議をスムースに進行できません。

テレカンに使用するサービスは、『音声が聞き取りやすい』『高画質である』『回線が途切れにくい』など、会議に支障をきたすリスクが低いものを選びましょう。

また、テレカンによる情報漏洩リスクはゼロとはいい切れないため、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶことも大切です。

料金プラン

テレカンに使用するサービスは、月額基本料に加えて会議ごとの利用料金が発生する料金形態が多いです。導入するサービスが高機能であるほど、料金も高くなります。

利用料金があまりに高額である場合は、導入コストと見合わなくなるため、料金プランの選定は非常に重要です。

ただし、コストの低さを重視して会議の効率が低下しては意味がありません。自社の目的や用途を満たせる機能、性能を担保したうえで、コストパフォーマンスを発揮できる料金プランを模索しましょう。

テレカンを行う際の注意点

オフラインで行う対面の会議に比べてテレカンは、相手の考え・感情を把握しにくいことが特徴です。そのため、対面の会議と同じ感覚で行うと、思わぬ失敗を招く恐れがあります。

ここでは、テレカンで会議を行う際のポイントや注意点について、主催者側、参加者側それぞれに分けて解説します。

主催者が気を付けること

テレカンを行う際は、トラブルが起きないように主催者が入念な段取りをすることが大切です。テレカンをする際に主催者側が注意すべきことには、下記が挙げられます。

テレカンを円滑に進めるためには、導入したサービスに慣れておくことが大切です。テレカンで会議を始める前に、システムテストを行ったり、操作方法や機能などを確認したりしておきましょう。

また、テレカンはオフラインの会議とは勝手が異なるため、質問・発言に対するルールなどを決めることが非常に重要となります。参加メンバーがスムースに発言して意思疎通を図ることができる進行方法を事前に考えておきましょう。

参加者が気を付けること

有意義なテレカンを行うためには、主催者だけでなく、参加者も下記のポイントに気を付ける必要があります。

参加者は、主催者から事前に会議資料の配布やルール、マナー、進行方法、スケジュールなどが伝えられることが一般的です。オフラインの会議に比べて、テレカンは情報共有が難しいことから、共有された情報はあらかじめ理解しておく必要があります。

また、参加者に多いトラブルとして、マイクとカメラがうまく作動しないことが挙げられます。会議が始まる前には、マイクとカメラが作動しているかを主催者に確認しましょう。

まとめ

テレカンを活用することで、職場にいながら遠方の社員や顧客との打ち合わせができます。非接触が推進される現在に適した会議方法であり、交通費や出張費などの費用低減も見込めます。

テレカンを導入する際は、コスト・機能・安全性などを比較して、自社に合うサービスを選ぶことが大切です。

テレカンは便利ではあるものの、ルールを定めなければ円滑に会議を進めることはできません。テレカンを実施する際は、主催者が中心となって会議の進行方法などをあらかじめ決めておく必要があります。

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[文・構成／UPDATE編集部]